Anwaltssoftware

Mit der heranschreitenden Digitalisierung gewinnt auch die computergestützte Kanzleiarbeit immer mehr an Bedeutung. In dieser Rubrik erfahren Sie, mit welchen Programmen Sie die Arbeitsprozesse in Ihrer Kanzlei effizienter gestalten können. Experten und erfahrene Praktiker verraten außerdem, welche Kriterien bei der Wahl einer Anwaltssoftware entscheidend sind.

Unsere Experin in Sachen Anwaltssoftware: Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, berät und begleitet seit 1998 Anwaltskanzleien ganzheitlich als Expertin mit dem Schwerpunkt Anwältin und Anwalt als Unternehmer. Sie ist Autorin des Praxishandbuches Anwaltsmarketing und gibt in Fachpublikationen und als Referentin, auch für Rechtsanwaltskammern und Anwaltvereine, wertvolle Hinweise zur Umsetzung in die Praxis.


Warum ist die Wahl der Anwaltssoftware so wichtig?

Die meisten Kanzleien, die Anwaltssoftware einsetzen, bleiben dieser ein Berufsleben lang treu. Seitensprünge gibt es selten. Dazu die Aussage einer Kanzlei im Internet: „Nach unserem Intermezzo mit XYZ arbeiten wir jetzt wieder mit ABC – absolut zufrieden mit der maßgeschneiderten Lösung für uns Rechtsanwälte!“ Statistisch kommt eine Ehescheidung häufiger vor als der Wechsel der Anwaltssoftware im Laufe eines langjährigen Berufslebens.

Die Leidensfähigkeit von Anwälten und Mitarbeitern ist mitunter hoch. Anwenderstimmen im Internet wie „Was haben wir damals in 1989 und den Folgejahren mit XYZ gekämpft und so manches Mal laut verflucht, wenn mal wieder ein Programmteil nicht richtig funktionierte“ und „So hatten wir auch schon etwas Routine, die aber – wie wir im Nachhinein objektiv feststellen müssen – auch ihre Nachteile hat: Man hat sich so sehr an das Althergebrachte gewöhnt, dass man sich nur schwer an das Neue gewöhnen kann“ zeigen, dass es die Entscheidung für „das richtige Programm“ nicht gibt.

Wie selbstverständlich nimmt man als Computernutzer in Kauf, dass der Rechner abstürzt, Dateien verschwinden und auch bei der Anwaltssoftware mit einem Update Fehler auftauchen, die es bisher nicht gab. Gelassenheit ist hier das Zauberwort. „Reboot tut gut“, so sind manche Probleme nach einem Neustart verschwunden, für andere benötigt man den Spezialisten, der die Lösung kennt.

Um die Vorteile einer Anwaltssoftware vollständig zu nutzen, ist es sinnvoll, auf eine doppelte Bearbeitung (Papier und Computer) zu verzichten. Damit einher geht eine Notwendigkeit, die oft stiefmütterlich behandelt wird: Datensicherung wird auf die leichte Schulter genommen. Viele Anbieter von Anwaltssoftware lagern diesen Bereich aus. Hier ist der Anwender gefragt. Die Datensicherung gehört untrennbar zur Datenverarbeitung. Nur mit einer funktionierenden Datensicherung werden auf Dauer, auch unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des BGH, Papierkalender und Fristenbücher aus den Anwaltskanzleien verbannt.

Mit den nachfolgenden Expertentipps erhalten Sie eine Entscheidungsgrundlage, um für Ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Dabei gilt: Die „eierlegende Wollmilchsau“gibt es nicht. Jede Kanzlei muss für sich eine Entscheidung treffen, ein Programm, das alle Wünsche optimal erfüllt, habe ich auch nach mehr als 30 Jahren Anwendung von Anwaltssoftware nicht gefunden und wird es vermutlich auch nicht geben.

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Brauche ich eine Anwaltssoftware? (Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro/Kontra)

a) Wofür will ich die Anwaltssoftware einsetzen?

Befragungen der BRAK vor der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) haben ergeben, dass etwa die Hälfte aller zugelassenen Anwälte mit Anwaltssoftware arbeitet. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die andere Hälfte ohne Anwaltssoftware auskommt.

Ob der Nutzen einer Anwaltssoftware so groß ist, dass er den Aufwand rechtfertigt, der mit der Einführung und dauerhaften Wartung einer Anwaltssoftware einhergeht, hat jeder Anwalt für seine Kanzlei zu entscheiden.

Je nach Einsatz in der Kanzlei kann die Anwaltssoftware die Arbeitsabläufe unterstützen und vereinfachen. Die klassische Handakte in Papierform besteht aus den Daten des Mandanten und der Beteiligten, der Korrespondenz und dem Kostenblatt. Alle Erfordernisse können auch elektronisch abgebildet werden. Neben der Reduzierung des Erfassungsaufwandes für wiederkehrende Daten sind durch das Akteninformationssystem alle gespeicherten Informationen jederzeit und bei entsprechender technischer Anbindung auch von jedem Ort aus abrufbar. Die Suche nach der Papierakte entfällt.

b) Welche Kosten entstehen?

Zu Beginn des EDV-Zeitalters Anfang der 80er Jahre waren für die Einführung und Schulung zu einer Anwaltssoftware mindestens 14 Tage notwendig. Die Hardware für eine 4-Platz-Anlage kostete etwa 50.000 Euro. Die Schulungskosten kamen noch hinzu.

Heutzutage sind Hardware und vor allem Speicherkapazität so günstig, dass die Kosten weitaus geringer sind. Allerdings sind die Anschaffungskosten eines Systems im Verhältnis zu den Gesamtkosten, die auf die gesamte Nutzungsdauer anfallen, verschwindend gering und können vernachlässigt werden.

Ein Beispiel: Eine Softwarelizenz pro Arbeitsplatz kostet z.B. 500 Euro. Die Wartungskosten pro Monat (oftmals für 12 Monate im Voraus berechnet) 50 Euro. Bei einer Laufzeit von 30 Jahren ab Berufsstart bis Berufsende (optimistisch betrachtet!) entstehen — ohne Inflationsanpassungen — Kosten von 18.000 Euro für einen Arbeitsplatz. Hinzu kommen gegebenenfalls Schulungskosten für die Einführung, weitere Kosten für Server und zusätzliche Arbeitsplätze und die kalkulatorische Berechnung der Arbeitszeit für Anwälte und Mitarbeiter, wenn das System nicht funktioniert. So kommt im Laufe der Jahre eine erkleckliche Summe zusammen. Entscheidend sind also weniger die Anschaffungs- als vielmehr die Folgekosten, die auch bei kostenlos angebotenen Programmen entstehen.

c) Ist ein Umstieg sinnvoll?

Aus Kostengründen und vor allem wegen des Aufwandes der Umstellung scheuen viele Anwender den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware, obwohl sie mit ihrem Anbieter unzufrieden sind. Denn die bisher auf dem alten System vorhandenen Daten müssen durch teure Datenkonvertierung auf das neue System transferiert werden, wobei eine 1:1-Übertragung von den Anbietern nicht gewährleistet wird. Bei schlechter Datenqualität (Adress-Dubletten, unvollständigen Standardtexten etc.) sollte auch eine manuelle Eingabe in Betracht gezogen werden. Je nach Datenvolumen hat man dadurch die einmalige Chance, die Fehler der Vergangenheit auszumerzen. Wer den Umstieg vollzogen hat, kann dann vielleicht sagen (Anwenderaussage im Internet): „Nach dem reibungslosen Wechsel zu ABC habe ich nun endlich wieder die Gelassenheit, mich voll auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren“ .

d) Kaufen oder mieten?

Die mittlerweile vielfach angebotenen Mietmodelle sind nur vermeintlich günstiger: Mit der Entscheidung für ein Mietmodell bindet man sich dauerhaft an den Anbieter, denn mit einer Kündigung verliert man alle eingegebenen Daten oder muss den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware meistern. Über den Zeitraum eines Berufslebens betrachtet ist eine Mietsoftware erheblich teurer als eine Kaufsoftware. Der Kaufpreis amortisiert sich in kurzer Zeit, während die Mietkosten permanent entstehen.

e) Kollisionsprüfung nutzen

Ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Einsatz einer Anwaltssoftware ist auch die Kollisionsprüfung. Beim manuellen Prozessregister kam es immer wieder vor, dass beispielsweise in Familien- oder Verkehrssachen beide Parteien als Mandanten angenommen wurden und diese Erkenntnis erst im Laufe des Mandats offenbar wurde mit der Folge, dass beide Mandate niedergelegt werden mussten. Bereits bei der Vergabe von Terminen sollte im Anwaltsprogramm geprüft werden, ob eine Interessenkollision besteht. In der Regel prüfen die Programme automatisch bei der Anlage einer Akte und der Adresse, ob eine Interessenkollision vorliegt. Dann ist es allerdings zu spät, weil im Zweifel beide Mandate niedergelegt werden müssen.

f) Musterformulare nutzen

Auch viele Kanzleien, die ohne Anwaltssoftware arbeiten, nutzen Textbausteine oder wiederkehrende Standardtexte. Dabei werden die Daten des Mandanten und der Beteiligten manuell eingegeben. Die Gefahr, dass Daten überschrieben oder auch falsche Daten verwendet werden, ist hoch. Hier kommt der große Vorteil von Anwaltssoftware zum Zuge: Daten müssen nur einmal erfasst und können dann vielfach verwendet werden. Die Verknüpfung von Daten und Korrespondenz, die Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen machen Anwaltssoftware auch für die Nutzung durch Anwälte attraktiv. Ursprünglich war die Software als Arbeitserleichterung für Mitarbeiter vorgesehen. Der „klassische“ Anwalt diktierte seine Schriftsätze, Mitarbeiter tippten die Diktate ab, die Briefe wurden ausgedruckt und dem Anwalt zur Unterschrift vorgelegt. Wozu hätte der Anwalt einen Computer mit Kanzleisoftware gebraucht?

g) Vorteile für die Nutzung durch den Anwalt

Erst die ganzheitliche Nutzung bringt für den Anwalt Vorteile: Viele Anwälte erstellen heutzutage ihr Schriftgut selbst, Spracherkennung ist auf dem Vormarsch. Die Korrektur erfolgt direkt auf dem Bildschirm. Je nach Empfänger kann die Korrespondenz digital versendet werden. Auf einen Blick kann der Anwalt sehen, welche Wiedervorlagen und Fristen in der Akte zu beachten sind, welche Besprechungen und Gerichtstermine anstehen, ob eine Vorschussrechnung erstellt und bezahlt wurde. Hinzu kommt die juristische Recherche in Datenbanken oder im Internet, deren Ergebnis direkt in die Schriftsatzerstellung einbezogen werden kann.

Gute Gründe, die für den Einsatz von Anwaltssoftware sprechen. Man spart Zeit und Geld, wenn man die Software umfänglich einsetzt und auf die Papierakte verzichtet.

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Auswahl einer Anwaltssoftware (Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis)

a) Welches Betriebssystem soll eingesetzt werden?

Mit der Wahl des Betriebssystems wird die Auswahl einer Anwaltssoftware deutlich eingeschränkt. Windows ist das am meisten verbreitete Betriebssystem, für Apple-Nutzer gibt es nur wenige Alternativen, Linux wird vielfach auf Servern eingesetzt und kann meist auch für die Clients genutzt werden. Hier bedarf es technischer Feinheiten und eines Spezialisten, der konfiguriert.

b) Hard- und Software aus einer Hand?

War zu Anfangszeiten der EDV noch die Wahl von Hard- und Software aus einer Hand die Regel, überlassen die Softwareanbieter mittlerweile häufig — auch aufgrund des Verfalls der Hardwarepreise —die Hardwarebeschaffung dem Anwender. Das kann dazu führen, dass bei Problemen zunächst geklärt werden muss, wo die Ursache liegt. Neben der Hard- und der Software kann auch die Verkabelung „Kabelware“[1] ursächlich sein. Hier sollte das Augenmerk auf eine zeitgemäße Verkabelung gelegt werden.

c) Technik vor Ort oder Cloud?

Soll die Software vor Ort in der Kanzlei auf eigener Hardware installiert werden oder wagt die Kanzlei den Schritt in die Cloud? Noch wird die Cloud skeptisch beäugt, Sicherheitsbedenken und ein möglicher Ausfall der Internetverbindung lassen viele Anwälte zögern. Der Trend zur Cloud ist jedoch auch in anderen Branchen zu erkennen, so dass zukünftig die Cloud auch in der Anwaltskanzlei als Alternative zur eigenen Infrastruktur eine Rolle spielen wird. Das Risiko wird auf den Anbieter verlagert, Updates werden automatisch eingespielt, die Datensicherung wird ausgelagert, das Risiko von Datenverlust vor Ort (Feuer, Wasser, Diebstahl) minimiert. Dieser Komfort kostet Geld. Bei einer Abwägung des Für und Wider einer Cloud sind alle Aspekte zu berücksichtigen. Gerade für kleinere Kanzleien kann die Cloud eine prüfenswerte Alternative sein, damit der Anwalt sich um sein Kerngeschäft kümmern kann und den Aufwand für eine eigene EDV-Infrastruktur gering hält.

d) Welche Module sind notwendig und nützlich?

Die Auswahl einer Anwaltssoftware orientiert sich vor allem an den Bedürfnissen der Anwender. Wer in den klassischen Rechtsgebieten Familienrecht, Arbeitsrecht, Verkehrsrecht und Mietrecht unterwegs ist, findet Anbieter, die genau für diese Bereiche Arbeitserleichterungen anbieten. Auch im Inkasso- und Zwangsvollstreckungsbereich gibt es Module, die unterstützen. Um alle Wünsche zu erfüllen, bieten manche Anbieter Grundmodule an, die je nach Bedarf erweitert werden können.

e) Zielformulierung: Was soll erreicht werden?

Wichtig ist es, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und festzulegen, in welchen Bereichen die Kanzlei Unterstützung braucht. Eine Datenverwaltung mit Adressen, Aktenanlage mit verschiedenen Beteiligten und statistische Auswertungen sind „Standard“ jeder Anwaltssoftware, allerdings trennt sich die Spreu vom Weizen, wenn beispielsweise eine Vielzahl von Adressen zu einer Akte angelegt werden sollen oder bestimmte Selektionskriterien (z.B. zeige mir den Umsatz aller Akten, die über Google AdWords Werbung gekommen sind) gefordert werden.

f) Ist die Anwaltssoftware auch Steuerungselement?

Im Idealfall bietet die Software auch betriebswirtschaftliche Auswertungen, die den Anwalt in die Lage versetzen, strategische Entscheidungen vorzubereiten. Soll beispielsweise ein Rechtsgebiet verstärkt beworben werden oder ist es sinnvoll, auf die Annahme von Mandaten in einem anderen Rechtsgebiet zu verzichten? Nur wenn hier die Software aussagekräftige Auswertungen liefert, ist sie hilfreich. Wer zusätzliche Excel-Tabellen bemühen muss, fährt wieder zweigleisig und hat Zusatzaufwand. Viele langjährig am Markt befindliche Programme richten auch heute noch ihren Fokus auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

g) Ist die Buchhaltung integriert?

Die Verknüpfung mit der Buchhaltung ist ein wichtiges Entscheidungskriterium. Der Anwalt sollte jederzeit in der Lage sein, erstellte Rechnungen und bezahlte Rechnungen „auf einen Blick“ zu erkennen. Die papierlose Kanzlei funktioniert nur, wenn alle benötigten Informationen digital zur Verfügung stehen. Offene-Posten-Listen zeigen, wie hoch die Außenstände sind. Das setzt voraus, dass die Rechnungserstellung professionell erfolgt und die Mitarbeiter geschult werden, damit korrigierte Rechnungen nicht mehrfach auftauchen und die Offene-Posten-Liste ein Luftschloss darstellt, das in Wirklichkeit nicht existiert.

h) Wie sicher und komfortabel ist die digitale Kommunikation?

Im digitalen Zeitalter ist der elektronischen Korrespondenz ein hoher Stellenwert einzuräumen. Wie funktioniert die Anbindung an E-Mail-Programme (sofern die Kanzlei darüber versendet), gibt es eine Anbindung an die „virtuelle Mandantenakte“, bei der der Mandant 24/7 in „seine Akte“ sehen kann und auf gesichertem Weg Nachrichten empfangen und hochladen kann?

Dieses Alleinstellungsmerkmal nutzen bislang noch wenige Kanzleien. Dieser sichere und geschützte Übertragungsweg ist das Pendant für den Mandanten zum beA für die Korrespondenz mit Kollegen und Gerichten. Im Laufe des Jahres 2017 werden die Softwareanbieter die Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellen. Dann kann „mit einem Klick“ aus der Software heraus eine Nachricht versendet und empfangen werden. Prüfen Sie, mit welchen Kosten dieser Komfort in Rechnung gestellt wird. Anbieter lassen sich den Entwicklungsaufwand über die Wartungspauschale bezahlen, passen diese gegebenenfalls an oder sehen hier eine Möglichkeit, Bestandskunden zur Kasse zu bitten.

i) Welche mobilen Geräte können eingesetzt werden?

Wie funktioniert die Synchronisation mit mobilen Geräten? Der moderne Anwalt empfängt auf seinem Smartphone seine E-Mails, diktiert zwischen zwei Terminen und sendet das digitale Diktat an seine Kanzlei oder den Büroservice. Wenn er wieder in der Kanzlei eingetroffen ist, findet er das Schreiben schon in seiner elektronischen Akte oder kann bei Nutzung weitergehender Technologie auch von unterwegs auf seine digitale Kanzleiakte zugreifen. Werden die Kalendereinträge automatisch mit dem Kalender synchronisiert, so dass auch von unterwegs jederzeit ein neuer Termin abgestimmt werden kann? Viele Services stehen heute zur Verfügung, legen Sie mit einer Prioritätenliste fest, was Ihnen wichtig ist.


[1] „Kabelware“ ist die scherzhafte Bezeichnung der Verbindung (Netzwerkkabel) zwischen den Rechnern und dem Server. Die Verkabelung birgt ebenfalls ein Störpotential, da ggf. nicht passende Kabel zu Fehlermeldungen führen können und man bei der Hardware und bei der Software, nicht immer aber bei der „Kabelware“ nach Fehlern forscht (vgl. https://www.dirks-computerecke.de/netzwerk/netzwerkkabel-cat-5-cat-6-cat-7-ist-der-unterschied.htm).

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Workflow mit Anwaltssoftware
(Regeln, Musterformulare, Verbesserung/Optimierung Kanzleiablauf)

a) Von der Stange oder maßgeschneidert?

Jede Anwaltssoftware, die auf dem Markt ist, ist Standardsoftware. Sie soll für möglichst viele Anwender geeignet sein. Eine maßgeschneiderte oder individuell programmierte Software ist aus finanziellen Gründen illusorisch. Passen Sie die Anwaltssoftware soweit wie möglich Ihren eigenen Bedürfnissen an. Die Anbieter liefern „Konfektionsware“ aus, beispielsweise beim Kontenrahmen, bei den statistischen Auswertungen und den Musterformularen.

b) Definieren Sie Regeln

Bevor Sie mit dem Echtsystem [1] beginnen, sollten Sie schriftliche Regeln definieren. Wie werden Adressen gespeichert, welches Rubrum wird verwendet etc. Zwar gibt es bei vielen Softwares mittlerweile eine phonetische Suche, d.h. der Name Maier wird ebenso gefunden wie Mayer, Meier und Meyer, dennoch ist diese Arbeitserleichterung noch nicht bei allen Programmen Standard. Wenn Sie in Familiensachen eine Akte Müller ./. dto. anlegen, wird die Gegnersuche schwierig.

Adressen, die in einer Akte beteiligt sind, dürfen nur dann geändert werden, wenn diese Änderung für alle anderen Akten, an der die Adresse beteiligt ist, relevant ist. Beispiel: Angelegt wird die Rechtsschutzversicherung vor Ort, es meldet sich die Hauptstelle. Gegebenenfalls kann es sein, dass die RSV vor Ort in einer anderen Akte noch benötigt wird. Wenn jetzt die Adresse vor Ort in die Adresse der Hauptstelle geändert wird, gehen zukünftig alle Schreiben in allen Akten an die Hauptstelle.

c) Nutzen Sie drebis

Dieser Fehler bei der Adressänderung lässt sich vermeiden, wenn man auch mit Versicherungen digital kommuniziert. Hierzu stellt die Versicherungswirtschaft die Software-Plattform „drebis“ [https://www.drebis.de/fs-content/de/anwaelte/anwaelte_uebersicht/] zur Verfügung. Sie ermöglicht den direkten Informationsaustausch zwischen Rechtsanwälten und Rechtsschutzversicherungen ohne Medienbruch. Es kann als Webanwendung oder über die Anwaltssoftware genutzt werden. Viele Anbieter haben eine drebis-Schnittstelle in ihr Programm integriert, so dass die Daten aus der Anwaltssoftware direkt in drebis übernommen werden. Die Versicherungen arbeiten schon lange digital. drebis bietet für Kanzleien den Vorteil, dass die Bearbeitungsdauer erheblich reduziert wird. Die Deckungszusage bei Rechtsschutzversicherungen erfolgt binnen zwei Tagen und auch Vorschussrechnungen werden sofort bezahlt. Die Kanzlei kann mit eingescannten Dokumenten direkt aus der elektronischen Akte heraus arbeiten und reduziert die Bearbeitungszeit. Derzeit nehmen leider noch nicht alle Versicherungen an drebis teil.

d) Einheitliche Schreibweise von Dateinamen

Legen Sie fest, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei lauten. Die meisten Programme und auch Scanner vergeben einen automatischen Dateinamen, der nicht brauchbar ist. Aus dem Dateinamen sollte auch der Inhalt des Dokuments erkennbar sein, arbeiten Sie gegebenenfalls mit einem Abkürzungsverzeichnis.

Mit klar gekennzeichneten Dateinamen findet sich jeder in einer elektronischen Akte zurecht und kann sofort das passende Dokument finden. Achten Sie darauf, dass auch Dokumente, die als Anlage an das Gericht geschickt werden, korrekt bezeichnet werden. Beachten Sie, dass die Justiz Hinweise beim Elektronischen Rechtsverkehr für die Versendung von Nachrichten über das beA gibt. Es wird darum gebeten, z.B. keine Umlaute zu verwenden, die Datei darf maximal 60 Zeichen lang sein und auch Sonderzeichen und der Schrägstrich sind nicht zulässig.

e) Verwenden Sie Musterformulare!

Überlegen Sie bei jedem Text, der erstellt wird, ob er sich für ein Muster eignet. Auch wenn es bequemer ist, womöglich jetzt schnell das Schreiben zu diktieren, zahlt sich die Mühe aus, sobald der Text ein weiteres Mal verwendet werden kann.

Arbeiten Sie im Idealfall mit Platzhaltern bei variablen Daten. So können mühelos in vielen Rechtsgebieten Musterformulare mit den Daten der Akte gefüllt werden und es wird viel Zeit gespart.

Muster helfen auch beim Einsatz von neuen Mitarbeitern und Urlaubsvertretern, so gelingt es, einen einheitlichen Standard zu setzen.

f) Erstellen Sie ein eigenes Kanzlei-Handbuch

Legen Sie für alle Bereiche fest, wie die Software genutzt wird, damit Sie das Potential der Software ausschöpfen. Wer erstellt wann welche Rechnungen? Wie erfolgt das eigene Mahnwesen? Sollen hier Automatikfunktionen genutzt werden oder ist eine manuelle Kontrolle sinnvoll?

g) Die Buchhaltung ist das Cockpit

Bietet die Buchhaltung einen tagesaktuellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben? Erfolgt die Aktenbuchhaltung zusammen mit der Finanzbuchhaltung? Sind die statistischen Auswertungen mit dem Kontenrahmen verknüpft? Passen Sie den Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei an. Die Standard-Kontenrahmen sind überdimensioniert und enthalten häufig Konten, die in der Kanzlei gar nicht benötigt werden. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen. Benötigt dieser die Auswertungen als Export für seine Software? Wie erfolgt dieser Export? Stimmen Sie auch den Kontenrahmen mit Ihrem Steuerberater ab, damit unnötige Buchungen vermieden werden. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, kann im Idealfall der Steuerfachangestellte die Buchungen in Ihrer Anwaltssoftware vornehmen, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und nicht auf die monatlichen Auswertungen des Steuerberaters angewiesen sind.


[1] Das Echtsystem umfasst die realen Daten der Kanzlei. Es steht im Gegensatz zum Testsystem, das von manchen Herstellern als „Spielwiese“ mit Testdaten geliefert wird.

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„Dos and Don’ts“
15 Tipps zur Auswahl, zum Einsatz und optimalen Nutzen von Anwaltssoftware

1.Bedenken Sie, dass die Anwaltssoftware Sie in der Regel das ganze Berufsleben lang begleitet. Eine Fehlinvestition wird teuer.


2.Die Software, die Kollegen nutzen, kann für Ihre Kanzlei ungeeignet sein. Wer keinen Vergleich hat, kann die unterschiedlichen Programme schwer beurteilen.

3.Wenn Sie feststellen, dass die Anwaltssoftware Ihre Anforderungen nicht erfüllt, wechseln Sie die Software, auch wenn es mit Kosten und Mühen verbunden ist.

4.Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahl der Anwaltssoftware ein. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird dadurch erhöht und bei auftretenden Problemen wird die Schuldzuweisung („wir wurden ja nicht gefragt…“) vermieden.

5.Investieren Sie in Schulungen. Kein Programm ist selbsterklärend, viele Besonderheiten erschließen sich nicht immer aus dem Handbuch und Tipps und Tricks können erfahrene Schulungsmitarbeiter im persönlichen Dialog besser vermitteln.

6.Sind Sie schon bereit für die Cloud?

7.Bleiben Sie im Dialog mit Ihrem Anbieter, melden Sie Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Im Idealfall können diese bei einem Update berücksichtigt werden.

8.Delegieren Sie Teilbereiche (Buchhaltung, Mahnwesen etc.) auf geeignete Mitarbeiter. Behalten Sie jedoch den Überblick, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Arbeiten Sie mit Rückmeldungen.

9.Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Mitarbeiter das Potential der Software ausschöpfen. Vielfach wird das Wissen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeben. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern verschwindet das Wissen.

10. Dokumentieren Sie schriftlich, wie die Software in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Stellen Sie klare Regeln auf und kontrollieren Sie die Einhaltung.

11. Datensicherung ist das A und O für die digitale Kanzlei. Erstellen Sie ein Datensicherungskonzept und überwachen Sie die Einhaltung.

12. Gönnen Sie allen Berufsträgern und Mitarbeitern in der Kanzlei einen zweiten Bildschirm. Das erleichtert den Einstieg in die digitale Akte.

13. Scannen Sie alle Eingänge ein. Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen.

14. Verzichten Sie auf eine Papierakte. Sammeln Sie übergangsweise alle Papierdokumente ohne Sortierung in Kartons (vgl. Anwaltsblatt 3/2017, Seite 256, Cosack, Der Kanzlei-Workflow im digitalen Wandel — eine Chance für Erfolg).

15. Betrachten Sie die Anwaltssoftware als Cockpit und steuern Sie Ihre Kanzlei souverän ans Ziel.

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Ilona Cosack im Interview: Über die MkG-Sonderausgabe „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware“

Ilona Cosack ist Anwenderin und Expertin, sie kennt den Markt der Anbieter für Anwaltssoftware seit Mitte der 80er Jahre, hat den Wechsel von MS-DOS auf Windows aktiv verfolgt und miterlebt und dabei viele Verbesserungen aus Anwendersicht durchgesetzt. Im Interview verrät die Autorin, was Leser in der Sonderausgabe "Die Wahl der ersten Anwaltssoftware" erwartet.

1.Frau Cosack, an wen richtet sich die Sonderausgabe?

Die Sonderausgabe richtet sich an alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die bislang noch nicht mit Anwaltssoftware gearbeitet haben und jetzt über den Einsatz einer Anwaltssoftware nachdenken oder einen Wechsel ihrer Software in Betracht ziehen.

Ende 2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) gestartet. Ab 01.01.2018 müssen Anwälte in ihr beA schauen. Bis dahin werden die Softwarehersteller Schnittstellen entwickelt haben, so dass die Verwaltung des beA mit dem Versenden und Speichern von elektronischen Nachrichten einfacher mit einer Kanzleisoftware funktionieren wird.

2.Warum sollte die Wahl der ersten Anwaltssoftware für eine Kanzlei wohlüberlegt sein?
Die Wahl einer Anwaltssoftware ist fast vergleichbar mit einer Ehe. Die Ehe schließt man auf Lebenszeit. Die Anwaltssoftware bleibt so lange, wie man seinen Anwaltsberuf ausübt. Eine Ehescheidung kommt statistisch häufiger vor als der Wechsel der Anwaltssoftware im Laufe des Anwaltslebens.

3.Wie hilft dieser „kleine Ratgeber“ dem Leser?
Er öffnet den Blick für die richtigen Auswahlkriterien. Was für den einen Kollegen gut ist, muss nicht zwangsläufig für den anderen Kollegen genauso gut sein. Vergleichen Sie es mit einem Auto: Als Familienvater liebäugelt man vielleicht mit einem Cabrio, entscheidet sich dann doch für den Van, weil der mehr Platz bietet und praktischer ist. Als Rechtsanwalt muss ich festlegen, welche Aufgaben die Anwaltssoftware erfüllen soll. Mittlerweile werden viele Programme modulartig angeboten und es ist wichtig, die richtigen Module auszuwählen. Der Anschaffungspreis einer Software ist nicht unbedingt ausschlaggebend. Maßgeblich sind neben den Investitions- auch die Folgekosten, diese dauern ja das gesamte Berufsleben an. Erst eine gesamtheitliche Betrachtung ermöglicht, die richtige Entscheidung zu treffen.

4.Was kann Ihrer Erfahrung nach schiefgehen, wenn man die „falsche“ Software wählt?
Das kann teuer werden und Nerven kosten. Wenn die Bedienerfreundlichkeit einer Software zu wünschen übrig lässt oder mit Updates neue Fehler eingespielt werden, kostet das Zeit und Geld. Das kann die Handlungsfähigkeit einer Kanzlei blockieren. Spätestens ab 2022 wird die Korrespondenz mit den meisten Gerichten nur noch elektronisch erfolgen. Wer klug ist, passt auch die Arbeitsabläufe an diese geänderten Bedingungen an und stellt seine Kanzlei auf digitale Aktenführung um. Dann nimmt die Anwaltssoftware einen noch höheren Stellenwert ein, weil auf Dauer die Papierakte der elektronischen Akte weichen wird. Es gibt bereits Kanzleien, die auf die Führung von Papierakten verzichten und die Vorteile der elektronischen Akte nicht mehr missen wollen.

Die MkG-Sonderausgabe erscheint am 03.05.2017.

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